Query adalah salah satu komponen database Access yang digunakan untuk melihat, merubah, dan menganalisa data.

Query digunakan untuk memuat data yang sesuai dengan kriteria dan kondisi yang diinginkan, termasuk data dari beberapa tabel. Query juga dapat digunakan untuk mengupdate atau menghapus record sekaligus, dan melakukan kalkulasi terdefinisi atau kalkulasi buatan Anda. Anda dapat juga menggunakan Query sebagai record sumber (source) untuk form, report dan data access page.

Terdapat beberapa jenis query di dalam Access, yaitu:

• Select Queries, query ini memuat data dari satu atau lebih tabel dan menampilkan hasilnya dalam datasheet (lembar data) yang dapat digunakan untuk meng-update record. Anda juga dapat menggunakan query ini untuk mengelompokkan record dan mengkalkulasi jumlah, rata-rata, dan lain-lain. Query ini merupakan query yang paling sering digunakan di dalam database.

• Parameter Queries, yaitu query yang bila dijalankan menampilkan kotak dialog yang memberikan prompt untuk diisi, seperti kriteria untuk memuat record atau nilai yang ingin anda sisipkan di dalam field. Anda dapat mendisain query untuk menampilkan prompt lebih dari satu informasi; sebagai contoh, Anda dapat mendisain untuk menampilkan dua nilai tanggal. Selanjutnya Access memuat semua record yang berada di antara kedua tanggal yang dimasukkan.

• Crosstab Queris, yaitu query yang digunakan untuk mengkalkulasi dan menyusun ulang struktur data untuk keperluan analisa data. Query ini menghitung sum, average, count, atau total lainnya untuk data yang dikelompokkan oleh dua tipe informasi – satu di sisi kiri dan yang lain di bagian atas.

• Action Queries, yaitu query yang melakukan perubahan atau memindahkan banyak record dalam satu operasi. Terdapat empat tipe Action Queries, yaitu:

• Delete Queries, berfungsi untuk menghapus sekelompok record dari satu atau beberapa tabel. Sebagai contoh, Anda menggunakan query ini untuk menghapus data-data yang sudah tidak digunakan.

• Update Queries, melakukan perubahan global pada sekelompok record di dalam satu atau beberapa tabel. Sebagai contoh, Anda dapat menaikkan semua nilai dengan tambahan 10%, atau mengurangi 5% terhadap record tertentu. Dengan query ini Anda dapat melakukan perubahan data di dalam tabel.

• Append Queries, menambahkan sekelompok record dari satu atau beberapa tabel ke akhir dari tabel yang lain.

• Make-Table Queries, membuat sebuah tabel baru dari semua item data di dalam satu atau beberapa tabel.

• SQL Queries, yaitu query yang dibuat dengan menggunakan SQL Statement. SQL Statement adalah pernyataan yang dibuat menggunakan Structured Query Language (SQL) – bahasa query terstruktur. Ketika anda membuat sebuah query menggunakan Design View, di latar belakang Access secara otomatis membuatkan SQL Statement-nya.

Latihan 2: Membuat Select Query Dari Satu Tabel

Dalam latihan ini, Anda akan membuat query dari sebuah tabel, yaitu tabel Biodata yang sudah pernah Anda buat pada latihan yang lalu.

Menambahkan Tabel ke Jendela Design View

1. Pada jendela database, klik saklar Query untuk mengaktifkannya.

2. Pada panel sebelah kanan, klik-ganda Create query in Design view.

Access menampilkan kotak dialog Show Table

3. Pilih tabel Biodata, kemudian klik tombol Add untuk menambahkan kedua tabel tersebut ke dalam jendela design view.

4. Klik tombol Close untuk menutup kotak dialog Show Table.

5. Besarkan jendela design view agar Anda dapat lebih leluasa bekerja. Gunakan border dan splitter untuk mengubah ukuran jendela design view.




Menambahkan Ekspresi Secara Manual

Anda akan menambahkan ekspresi untuk menghitung Nilai Rata-rata untuk Nilai1, Nilai2, Nilai3, dan Nilai4. Dalam latihan ini, Anda akan menambahkan ekspresi secara manual, yaitu dengan cara mengetikkan pada design view. Ikuti langkah di bawah ini.

1. Tekan TAB untuk memindahkan kursor ke kolom field yang kosong.

2. Gulung ke kiri jendela disain dengan mengklik panah penggulung ke kanan, hingga semua field tersembunyi, kecuali field baru yang masih kosong, seperti di bawah ini.

3. Lebarkan ukuran field yang aktif hingga memenuhi lebar jendela disain, agar Anda lebih leluasa mengetikkan ekspresi.

4. Ketikkan: Rata_1: (PKS1+Agama1+Ina1+Penjas1+Mat1+Ingg1+Fisika1+Kimia1+ KWU1+KKPI1+ProdA1+ProdB1+ProdC1+ProdD1+ProdE1+ProdF1)/16 kemudian tekan ENTER.

5. Ujilah ekspresi Anda dengan menjalankan query. Klik tombol Datasheet View pada toolbar Query Design. Bila muncul kotak dialog Enter Parameter Value yang menampilkan teks dan kotak kosong, itu berarti Anda salah menuliskan ekspresi. Klik Cancel kemudian perbaiki kesalahan tersebut.

6. Tutup dan simpan query Anda dengan nama qNilai.

Menambahkan Ekspresi dengan Expression Builder

Cara lebih mudah dan efektif untuk menuliskan ekspresi adalah dengan Expression Builder. Ikuti langkah di bawah ini.

1. Klik-kanan query qNilai, kemudian pada menu shortcut yang muncul, klik perintah Design View.

2. Letakkan kursor pada kolom kosong di sebelah kanan field Rata_1.

3. Klik-kanan pada field kosong itu, kemudian klik Build. Kotak dialog Expression Builder muncul seperti di bawah ini.

4. Ketikkan Rata_2:, kemudian klik (. Access menambahkan «Expr» (. Klik teks «Expr», kemudian hapus teks tersebut.

5. Letakkan kursor di sebelah kanan tanda (, kemdian temukan field PKS2, lalu klik-ganda.

6. Klik-ganda operator +

7. Dengan cara yang sama, tambahkan semua field mata pelajaran pada Semester 2.

8. Bila semua field mata pelajaran Semester 2 sudah ditambahkan, klik tanda “)” dan operator “/”, kemudian ketikkan 16.

9. Klik OK untuk menutup jendela Expression Builder.

10. Tekan TAB untuk memindahkan kursor ke kanan.

11. Dengan cara yang sama, buatlah ekspresi Rata_3 dan Rata_4.

Disain query Anda kini mirip ilustrasi di bawah ini.

12. Jalankan query Anda. Bila ditemukan kesalahan, perbaiki hingga tidak ada lagi kesalahan dalam query Anda.

13. Simpan dan tutup query Anda.

Mengakhiri Latihan

1. Keluarlah dari Microsoft Access.

2. Matikan sistem komputer.

3. Bersihkan dan rapikan tempat latihan Anda.